各部门：

为进一步加强学院档案资源建设，根据《高等学校档案管理办法》和《海南软件职业技术学院档案管理办法》（琼软院[2010]50号）等要求，现就2017年档案整理归档及移交工作通知如下：

一、归档范围  

1.2016-2017学年度或2017年期间，学院党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会、外事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各部门文件材料归档范围请参照《海南软件职业技术学院各部门档案征集范围》（附件2）和学院制度汇编中的《海南软件职业技术学院党群类、行政类等各类文件材料归档制度》（琼软院[2007]96号）（网址：http://dzb.hncst.edu.cn/detail.jsp?id=12322）相关内容。 

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。各类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。

3.各部门获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省厅级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。

4.往年应归档但尚未归档的文件材料。

二、归档要求 

1.各部门兼职档案员(或由部门指定专人)负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。兼职档案员要保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学院综合档案室。 

2.兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，并按要求填写目录。 

3.归档的声像档案须按照电子照片存档要求编辑，内容包括：人物、事由（事件）、时间、地点及文件目录等。

4.归档文件整理具体操作要求请参照《国家档案局归档文件整理规则》（网址：http://dzb.hncst.edu.cn/detail.jsp?id=4479）。

三、档案移交

1.归档验收

移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

2.移交手续

归档部门移交档案材料时必须填写档案移交（接收）登记表，详见附件1（下载网址：http://dzb.hncst.edu.cn/detail.jsp?id=1

2328），登记表一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

四、移交时间

1.党政部门及按年度归档的部门请在2018年4月底前完成档案移交工作。

2.各教学单位和应按学年度归档的部门请于2018年3月底前移交上一学年度的归档材料。

3.科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

其它档案的归档时间请按《海南软件职业技术学院档案管理办法》（琼软院[2010]50号）执行。

请各部门明确专人负责，按照通知内容及业务规范要求，对本部门档案进行搜集整理，保质保量按时完成档案收集、整理、立卷、归档及移交工作。

移交地点：综合档案室（综合楼1001室），联系电话：31690923。

附件：1.档案移交（接收）登记表

2.各部门档案征集范围

海南软件职业技术学院党政办公室

                               2018年1月24日